1. Настоящий документ является полноценным приложением к счету-договору участия в выставке и определяет порядок взаимодействия сторон – Участников договора.
2. Организатор – ООО «КВК «Империя Форум»
3. Участник, Экспонент – юридическое лицо, подписавшее Заявку на участие в выставке, заключившее договор с Организатором и оплатившее аренду выставочной площади и регистрационный сбор.
4. Место проведения - Санкт-Петербург Петербургское шоссе, 64/1, ЦВК Экспофорум
5. Сроки проведения выставки и время работы для экспонентов:
Монтаж выставки: 13-14 ноября 2022 года 10:00-18:00
Время работы выставки для экспонентов: 15-17 ноября 2022 года 8:00-19:00
Демонтаж выставки: 17 ноября 2022 года 18:00-22.00, 18 ноября 2022 года 10:00-12:00
6. Сроки проведения выставки и время работы для посетителей: 15-16 ноября 2022 года 10:00-18:00, 17 ноября 2022 года 10.00-17.00
7. Для оформления участия в выставке экспоненту необходимо направить заявку на участие в выставке.
Счет за участие в выставке, выставленным за аренду площади и услуги, должен быть оплачен полностью в срок, указанный в счете. Компании, не погасившие задолженность за площадь или дополнительное оборудование до начала монтажа, не допускаются на монтаж экспозиции.
8. Заезд на выставку/монтаж
8.1. Участник должен получить пропуска (бейдж участника) для работы на территории выставки у Организатора в день монтажа выставки (из расчета 3 бейджа на 3 кв м; большее кол-во бейджей согласовывается с Организатором индивидуально).
8.2. В случае необходимости, Участник получает у Организатора пропуск на машину для подъезда к зоне погрузочно-разгрузочных работ. Пропуск необходимо отдать представителю охраны при въезде на территорию.
8.3. Участнику необходимо произвести завоз и монтаж экспонатов своими силами в установленные Организатором сроки.
8.4. Участник проверяет комплектацию стенда в соответствии с оформленной Заявкой и произведенной оплатой. В случае, если стенд не укомплектован или укомплектован не полностью, а также выявлены недостатки оборудования Участник должен уведомить об этом представителя Организатора для устранения выявленных недостатков.
8.5. В случае заказа необорудованной выставочной площади, Участник обязан не позднее, чем за 2 недели до даты начала монтажа Выставки согласовать с Организатором Выставки проект строительства выставочного стенда, а также иные условия оборудования выставочного стенда, требующие внешних подключений к коммуникациям выставочного павильона.
8.6. Строительство выставочных стендов разрешается компаниям, согласованным с Организатором Выставки.
8.7. Выставочные услуги, заказанные в период монтажа выставки и во время работы выставки, оплачиваются по двойному тарифу и предоставляются только после оплаты.
8.8. В случае несоблюдения сроков и времени, определенных для монтажа Выставки, Участник оплачивает дополнительное время монтажа по соответствующим расценкам, установленным Организатором выставки.
9. Работа на выставке.
9.1. Участник обязан оформить и открыть свой выставочный стенд до момента открытия выставки для посетителей.
9.2. Участник обязан поддерживать на стенде порядок, соблюдать правила санитарии и противопожарной безопасности.
9.4. Участник не должен мешать своими действиями другим Участникам и посетителям выставки. Не перемещать стенд без согласования с представителем Организатора, не загромождать проходы своей продукцией и упаковочной тарой.
9.5. Участник выставки имеет право рекламировать свою продукцию внутри предоставленной ему выставочной площади. Реклама Участника должна соответствовать задачам и содержанию выставки и не должна нести информацию, которая может нанести косвенный или прямой ущерб имиджу и/или деятельности Организатора. Рекламная деятельность Участника вне стенда (размещение рекламы, распространение рекламной продукции, проведение PR – акций и т.д.) должна быть согласована с Организатором.
9.6. Организатор Выставки (обеспечивая пропускной режим и организовывая поддержание общественного порядка на территории Выставки в дневное время и общую охрану экспозиции в ночное время) в часы работы Выставки не несет ответственности за утрату или повреждения экспонатов и других материальных ценностей, принадлежащих Участнику, его агенту или лицам, работающим у Участника или им приглашенных.
9.7. Участнику запрещается без согласования с Организатором:
– Использовать площадь, превышающую размер заявленной;
– Занимать проходы между стендами своими экспонатами и оборудованием;
– Передавать стенд третьим лицам;
– Использовать скотч на стенах и конструкциях здания и на оборудовании Организатора;
– Устранять собственными силами неисправности в работе штатного электрооборудования.
10. После закрытия выставки/демонтаж.
10.1. Участник не должен заканчивать свою работу на стенде до окончания работы выставки.
10.2. По окончании работы выставки Участник обязан сдать представителю Организатора оборудование (дополнительное оборудование, арендованное у Организатора).
10.3. После сдачи оборудования, Участник должен получить пропуск, дающий право на вывоз своих экспонатов с территории выставки.
10.4. Несвоевременное освобождение Участником выставочной площади после окончания Выставки влечет за собой уплату с его стороны в пользу Организатора Выставки штрафа в размере, установленном Организатором Выставки.
10.5. Организатор Выставки не несет ответственности за имущество Участника, не успевшего своевременно вывезти свои экспонаты с территории выставки.
11. Прочие условия.
11.1. Участник несет ответственность за содержание и достоверность информационных рекламных материалов, передаваемых Организатору Выставки, за соответствие информационных рекламных материалов требованиям Закона РФ «О рекламе».
Любая звуковая и движущаяся реклама должна быть письменно согласована с Организатором во избежание помех для других участников Выставки.
11.2. Категорически запрещено размещение рекламы сторонних выставочных мероприятий, а также рекламы и рекламных материалов организаций, учреждений, фирм и компаний, не принимающих непосредственного участия в Выставке, в пределах его выставочного стенда. В случае нарушения данного положения, Организатор оставляет за собой право применить к Экспоненту санкции вплоть до закрытия выставочного стенда без выплаты каких-либо компенсаций и возврата средств, уплаченных Экспонентом Организатору за участие в Выставке.
11.3. Организатор не несет ответственности за отмену или перенос мероприятия по причине террористической угрозы, экстренной эвакуации, эпидемии, отмены мероприятия по причине коронавируса, пожара, наводнения, решения Правительства Российской Федерация и/или Санкт-Петербурга и Ленинградской области, в том числе о введении режима самоизоляции, режима повышенной готовности, режима чрезвычайной ситуации, любого иного режима, влекущего ограничение передвижения граждан, ограничение торговой деятельности, ограничение транспортировки (передвижения) товаров, и других обстоятельств, не зависящих от Сторон, которые Стороны не могли ни предвидеть, ни предотвратить, ни преодолеть.
Организатор имеет право перенести мероприятие по причине форс-мажора, уведомив Экспонента посредством электронной почты о принятом решении о переносе мероприятия и дате, на которую оно перенесено, в течение 5 (Пять) рабочих дней с даты принятия такого решения. В этом случае Стороны засчитывают ранее уплаченные денежные средства в счет перенесенного мероприятия, за исключением случая отказа Экспонента от Договора в соответствии с п. 7.3 Договора. Дата нового мероприятия определяется Организатором самостоятельно с обязательным уведомлением Экспонента.
11.4. В случае переноса мероприятия по причинам, указанным в 11.3. Экспонент не вправе требовать с Организатора возмещения расходов, возникших в результате таких последствий.
11.5. В случае переноса мероприятия по причинам, указанным в 11.3. Экспонент имеет право отказаться от участия, уведомив Организатора посредством электронной почты о принятом решении. В этом случае Экспоненту возвращается 100 (сто) процентов внесенной суммы без каких-либо дополнительных удержаний.
11.6. Возврат денежных средств осуществляется только на основании оригинала письма (по форме Организатора) о возврате, подписанного уполномоченным представителем Экспонента.
11.7. Если Экспонент не воспользуется услугами Организатора или воспользуется ими не в полном объеме при отсутствии вины Организатора, общая стоимость услуг Организатора изменению не подлежит, и Организатор вправе потребовать оплату цены договора в полном объеме с Экспонента. Кроме того, в случае если мероприятие пройдет в назначенные даты, Экспоненту будет предоставлена и застроена выставочная площадь в размере, указанном в п.1.1., но Экспонент по любым причинам, не связанным с работой Организатора (например, но не ограничиваясь: боязнь поездки на выставку из-за эпидемиологической ситуации, плохим самочувствием, опоздание на транспортное средство до выставки) не приедет на выставку и не примет выставочную площадь, то услуги Экспонентом считаются оказанными в полном объеме, и Организатор имеет право требовать полной оплаты договора от Экспонента.
11.8. Отказ Экспонента от участия в выставке не влечет за собой возврата Организатором денежных средств, перечисленных Экспонентом по настоящему Договору на момент направления соответствующего уведомления. Денежные средства, перечисленные по настоящему Договору на момент направления соответствующего уведомления, подлежат удержанию Организатором в качестве штрафной неустойки. С момента расторжения настоящего Договора Организатор вправе использовать выставочную площадь, выделенную Экспоненту, по своему усмотрению.
11.9. Организатор Выставки не несет ответственности за не предоставление Участнику паспортов и въездных виз, оформления таможенных документов на ввоз имущества Участника в страну проведения Выставки. Неудачные попытки Участника в получении этих документов в соответствующих инстанциях не освобождают его от выполнения условий Заявки на участие в Выставке.
11.10. Обязательства Организатора Выставки по организации и проведению Выставки (при условии отсутствия письменных претензий со стороны Участника) считаются исполненными в полном объеме и с надлежащим качеством в день демонтажа Выставки.
11.11. Все споры и разногласия, которые могут возникнуть между Участником и Организатором Выставки в связи с исполнением обязательств по организации и проведению Выставки, разрешаются ими путем переговоров. В случае не достижения Сторонами Договора согласия в процессе переговоров, спор передается на разрешение в Арбитражный суд по месту нахождения ответчика.
12. Организатор, Экспоненты и Подрядчики обязаны соблюдать требования Федерального закона «О пожарной безопасности» от 16 сентября 2020 г. № 1479 Федеральным законом «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности» от 11 июля 2008г. No123-ФЗ, Правилами противопожарного режима в Российской Федерации (утв. Постановлением Правительства РФ от 25 апреля 2012г. No390.
13. Организатор, Экспоненты и Подрядчики обязаны соблюдать Рекомендации для экспонентов выставок, по проведению профилактических мероприятий по предупреждению распространения новой коронавирусной инфекции (COVID-19) при осуществлении выставочной деятельности, подготовленные на основе Методических рекомендаций МР 3.1/2.1 0198-20 от 26.06.2020 г. Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителя и благополучия человека.
14. Организатор, Экспоненты и Подрядчики несут полную ответственность за нарушение правил в соответствии с действующим законодательством РФ.